社員間での情報共有に電子メールを使っていませんか？ 送られてくるメールも膨大な数になり、ついつい見落としがち。おまけにデータ量も膨れ上がり、いざ必要という時に欲しいデータが見つからない… このようなご経験をされた方もいらっしゃるのでは。Microsoft SharePoint 2010は、効率の悪いメールのかわりとなる情報共有プラットフォームです。ユーザーはログインすら必要なく、短いアドレスのウェブサイトを開くだけですぐに必要な情報にアクセスできます。
Microsoft SharePoint 2010はウェブを通して利用できるので、コンピューターへ何もインストールせず使い始められます。各ユーザーは、Internet Explorer、Firefox、Safariといったブラウザーから社内用Microsoft SharePoint 2010を開いて、社員間で共有したいドキュメントやデータを入力していきます。保存できるドキュメントは数千万にも上る一方で、各ドキュメントは必要に応じてタグ（印）付けされたり、メタデータ情報の関連付けが可能など様々な手法で管理・保管されるので、例え膨大な数が保存されたとしても、利用するユーザーは何も一切気にすることなく必要なときに必要な情報にアクセスできます。
社員のカレンダーを並べて表示することで、他の社員のスケジュールを確認したり、会議の日程や顧客訪問予定日などを入力したりできます。部門長やチームリーダーはMicrosoft SharePoint 2010を開くだけで、各要員のスケジュールを効率よく管理することが可能となります。また、会議室や社用車などの共有設備の予約機能を利用することで、いざ使おうとしたときに他の社員が使用中・・といったバッティングを避けることができます。
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使いやすいグループカレンダー
タスクをチーム間で共有
稟議書、出張申請書、経費申請書、休暇申請書を初め、様々な承認が必要なドキュメントに対して、自動的に承認プロセスを発動させることができます。例えば、出張申請ドキュメントを作成・保存したタイミングで自動的に申請者の上長に対して申請書が新規に作成されたことを通知すると同時に、内容を確認後に承認、却下、または要修正のいずれかを指示するよう促す、承認の場合はさらに別の社員に通知する、などと、お客様の承認プロセスに沿ったフローを設定することができます。しかもMicrosoft SharePoint 2010にはフローをスムーズにするための多くの支援機能やカスタム機能が備わっているので、例えば指定日数を経過した未承認申請にはリマインダーを通知するなど、従来の紙ベースでは滞りがちだった承認プロセスも大幅に改善できます。
各種申請プロセス等を自動化
何度も繰り返し作成する営業資料や見積もりなどは、従来の方法では各社員が自由に書式を作ってしまったり、過去に別の社員が作成したドキュメントをコピーして作るなど、いずれの場合も書式やフォーマットがばらばらになりがちでした。Microsoft SharePoint 2010では、ドキュメント作成時にあらかじめ設定しておいたテンプレートを選択することで、統一されたフォーマットのドキュメントを簡単に作り始めることができます。テンプレートは複数用意しておくことができるので、作成者は様々な用途に応じたテンプレートを選ぶだけです。
統一されたフォーマットのドキュメントをテンプレート化
Microsoft SharePoint 2010の検索機能は、保存されたドキュメントやその中身、そして通常のデータはもちろん、指定先のファイルサーバーを初めメールサーバーのMicrosoft Exchange Server、指定先ウェブサイト内と、様々な参照先データを対象に含むことができます。これまでは「マイコンピューター」をクリックして、「～ドライブ」を開いて、「～フォルダ」を開いて……などといったわずらわしい操作をしなくても、すぐにお探しの情報にたどり着けます。もちろん、閲覧可能な情報はユーザーによって制限可能。埋もれていた大切な情報もこれで発見しやすくなります。
強力な検索機能
Microsoft SharePoint 2010に保存されたドキュメントを含む多くのデータはオフラインで利用可能にできます。暗号化対策を施すなどの社内規定をクリアする環境であれば、許可された社員はオンライン時に自動的にMicrosoft SharePoint 2010からラップトップにデータがダウンロードされ、例えば出張時の飛行機内や、インターネットにつなげない場所でも、データを開いて編集したりできます。オフライン時に変更されたデータは、次回Microsoft SharePoint 2010にアクセスできる環境になった時点で自動的にデータ同期が行われます。
いつでもどこでもデータにアクセスが可能です
保存されるドキュメントに対して、自動的にバージョンを付与することができます。これまでは誤って上書きしてしまったドキュメントや、過去の作成段階にさかのぼってドキュメントを復元することは不可能でした。しかしMicrosoft SharePoint 2010の自動バージョン管理機能を使うことで、保存された過去の任意の時点までさかのぼって内容を復元することができるようになります。さらに、復元する前に現行のバージョンと内容を並べて比較することで、どこが変更されているのか、復元するべきかどうか、といった意思決定プロセスを補助する機能まで利用できます。
いざというときに大変役立つバージョン管理機能
プロジェクトを管理するソフトウェアはあるものの、簡単なプロジェクトなのでそこまで機能は必要ないし… このように、単純なタスク管理ではあるが、視覚的にプロジェクトの進捗状況を管理したいとき、Microsoft SharePoint 2010のプロジェクト管理機能が役に立ちます。各タスクの開始日、終了予定日、作業員などといった基本的な情報を入力するだけで、本格的なプロジェクト管理ソフトのようにガントチャートを使って全工程を管理できます。Microsoft SharePoint 2010のプロジェクト管理機能は、追加の費用をかけることなく誰でも簡単に使えるように設計されています。
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